HubSpotを使いこなせない原因と根本的な解決策【実務者向け】

HubSpotを「使いこなせない」とはどういう状態か

このセクションでは、「使いこなせていない」状態を具体的に定義し、自社の現状を正確に把握するための基準を整理します。

「使いこなせていない」という感覚は曖昧になりがちです。改善するには、まず現状をいくつかの観点から正確に分類する必要があります。よく見られる状態は以下の3タイプです。

• 機能未使用型：契約プランの機能の一部しか使っておらず、ワークフロー・リードスコアリング・レポートなどがほぼ手つかずの状態
• データ形骸化型：HubSpotにデータは入っているが、コンタクトの属性が不統一・重複が多く、セグメントやフィルタリングが機能しない状態
• 運用断絶型：マーケティングと営業の間でHubSpotのデータが連携されておらず、ツールが部門ごとにバラバラに使われている（あるいは営業側がまったく使っていない）状態

いずれの状態も、問題の表面は「ツールの使い方がわからない」ですが、根本には組織・プロセス・戦略の課題が潜んでいます。以降のセクションで原因を一つずつ分解します。

原因① 導入目的が曖昧なまま契約した

このセクションでは、目的設定の欠如がいかに運用全体に影響するかを解説します。

HubSpotを使いこなせない最も根本的な原因の一つは、「何のために導入したのか」が組織内で明確になっていないことです。「他社が使っているから」「営業が楽になると聞いたから」という動機で導入した場合、具体的なKPIや運用シナリオが定義されないまま契約がスタートします。

ツールは目的に対して手段として機能します。目的が不明確なまま高機能なプラットフォームを渡されても、どの機能から使い始めればよいかがわからず、初期設定の段階で止まってしまうケースが頻発します。

改善のポイントは、導入前または導入直後に以下の問いに答えることです。

• HubSpotを使って、何の数値を改善したいか（例：MQL数、商談化率、営業の追客工数）
• 6ヶ月後の理想状態を具体的に言語化できるか
• その目標に対して、どの機能が必要かを機能単位でマッピングできているか

目的の明確化は一度やれば終わりではなく、四半期ごとに見直す運用を組み込むことが有効です。

原因② 初期設定が不完全なまま運用を始めた

このセクションでは、設定の不完全さが後工程に与える連鎖的な影響を解説します。

HubSpotは初期設定の精度が、後続のすべての運用に直接影響します。にもかかわらず、「とりあえず動かしてみる」という進め方をした結果、設定の不備が積み重なって後から修正が困難になるケースは非常に多いです。

特に問題になりやすい初期設定の不備は以下の通りです。

• プロパティ設計の不備：コンタクトや会社のカスタムプロパティが整理されておらず、営業・マーケが必要な情報を正しく記録・参照できない
• パイプライン設計の不整合：実際の商談プロセスとHubSpot上のディールステージが一致しておらず、進捗管理がHubSpot上で完結しない
• トラッキングの未設定：WebサイトへのHubSpotトラッキングコードが未挿入、またはフォームとの紐付けが不完全で、リードの流入経路が記録されない
• メール送信ドメインの認証不備：SPF・DKIMの設定が不完全で、メール到達率が低下している

初期設定の見直しは、現在進行中の運用を止めずに段階的に行えます。まず「データの信頼性」を最優先で修正し、その後にワークフローや自動化の改善に進む順序が現実的です。

原因③ 社内に運用できる人材がいない・育っていない

このセクションでは、スキルと体制の不足がHubSpot活用の最大のボトルネックになるメカニズムを解説します。

HubSpotは直感的なUIを持つ一方で、ワークフロー設計・スコアリング設定・レポート構築などの機能は、一定の学習コストが必要です。導入後に「担当者がいない」「触れる人が一人しかいない」という状態に陥ると、その一人が離職した時点で運用が完全に止まるリスクがあります。

BtoBマーケティング担当者が少ない、あるいはマーケ専任がいない企業では、HubSpotの設定・運用が兼務で行われることが多く、深く習熟する時間が確保できないという構造的な問題があります。

この状況への対応には、大きく3つのアプローチがあります。

• 内製化：HubSpot Academy（無料）の認定コースを担当者に受講させ、体系的な知識を習得させる。複数人が基礎を理解している状態を作ることが重要です。
• 外部支援の活用：HubSpotパートナーやフリーランスのMAコンサルタントに設定・運用の一部を委託し、社内担当者は戦略・コンテンツに集中する分業モデルを構築する。
• スコープの絞り込み：全機能を使おうとせず、自社のフェーズに合った機能に絞って深く使う。スタートアップや中小企業であれば、まずコンタクト管理・メール配信・フォームの3点に集中するだけでも十分な成果が出ることがあります。

原因④ マーケティングと営業の間でデータが分断されている

このセクションでは、部門間のデータ連携不全がHubSpotの価値を半減させる仕組みを解説します。

HubSpotはマーケティングと営業を一つのプラットフォームで統合することを想定して設計されています。しかし、実際の運用では「マーケだけが使っている」「営業はSalesforceや別のExcelを使っている」という状態が多く見られます。この分断が生じると、以下の問題が発生します。

• マーケが渡したMQLが商談につながったかどうかを追跡できない
• 営業のフィードバック（リードの質、失注理由）がマーケに戻ってこない
• アトリビューション分析が不完全になり、どのチャネルが収益に貢献しているかを特定できない

この問題の解決には、ツールの設定だけでなく、マーケと営業の間でのSLA（サービスレベルアグリーメント）策定が必要です。具体的には、「MQLの定義」「営業がMQLを受け取ってからフォローするまでの期間」「失注・見送り時のフィードバックルール」を合意文書として明確化し、HubSpotのワークフローでそのプロセスを実装します。

ツールの問題ではなく、プロセスと合意の問題として捉えることが、この原因への正しいアプローチです。

原因⑤ ワークフローと自動化が正しく設計されていない

このセクションでは、自動化の設計ミスが運用効率を下げる具体的なパターンを解説します。

HubSpotのワークフロー機能は、リードナーチャリング・タスク自動化・通知送信など多様なユースケースに対応できます。しかし、設計が不適切だと、意図しないメール送信・重複エントリー・条件分岐の漏れなどが発生し、かえって運用コストが増加します。

よく見られる設計ミスのパターンは以下の通りです。

• エントリー条件の設定漏れ：ワークフローへのエントリー基準が広すぎて、意図しないコンタクトが大量にエントリーされる
• 再エントリーの制御不足：同じコンタクトが繰り返しワークフローに入り、重複メールが送信される
• ゴール条件の未設定：ワークフローのゴール（例：商談化、特定フォームの送信）が設定されておらず、ナーチャリングが終了しない
• テスト不足：本番環境で直接ワークフローを有効化し、問題発覚後に修正する運用になっている

ワークフロー設計は「設計図（フロー図）を紙やスライドで先に描く」→「HubSpot上で実装する」→「テストコンタクトで動作確認する」という順序を徹底することで、大半のミスを事前に防ぐことができます。

原因⑥ リードスコアリングとMQL定義が曖昧なまま運用されている

このセクションでは、MQL定義の不明確さがマーケと営業の摩擦を生み、HubSpot活用の阻害要因になるメカニズムを解説します。

HubSpotにはリードスコアリング機能（HubSpot ScoreまたはPredictive Lead Scoring）が搭載されていますが、スコアの設計基準が不明確なまま運用されているケースが多く見られます。

スコアリングが機能していない典型的な状態は以下の通りです。

• スコアの閾値（何点でMQLとするか）が決まっていない、または恣意的に設定されている
• デモグラフィック情報（企業規模、役職、業種）とビヘイビア情報（ページ閲覧数、資料ダウンロード）のウェイトが検証されていない
• スコアが高いコンタクトを営業に渡しても「質が低い」と言われ、マーケと営業の間で定義の認識が一致していない

MQL定義は、マーケティングと営業が合同でワークショップ形式で設計することが効果的です。「どんな属性・行動を持つリードが実際に商談につながっているか」を過去データから検証し、それをスコアリングの設計に反映させます。設計後は最低でも四半期に一度、スコアとコンバージョン率の相関を見て基準を見直すサイクルが必要です。

原因⑦「使えていない」ことを可視化する仕組みがない

このセクションでは、活用状況の計測・可視化が改善の前提条件である理由を解説します。

HubSpotを使いこなせていない企業に共通するもう一つの問題は、「どの機能がどの程度使われているか」「どのデータが信頼できてどのデータが怪しいか」を把握する仕組み自体がないことです。

改善は計測から始まります。以下のような指標を定期的にモニタリングする体制を作ることが、継続的な活用改善の基盤になります。

• コンタクトデータの品質指標：メールアドレス未入力率、重複コンタクト数、必須プロパティの空白率
• ワークフローの稼働状況：有効なワークフロー数、過去30日のエントリー数、エラー発生率
• メール配信の健全性：送信数・開封率・クリック率・バウンス率の推移
• 営業活動の記録状況：ディールへのアクティビティ記録率（コール・メール・ミーティングの記録がある商談の割合）

HubSpotのカスタムレポートまたはダッシュボード機能を使って、これらの指標を週次または月次で確認できる状態にしておくことが、「気づかないうちに形骸化している」という事態を防ぐ最善策です。

【独自の視点】HubSpotを「使いこなせない」の正体は、ほぼ組織の問題である

このセクションでは、ツールの問題と組織の問題を正確に切り分ける視点を提供します。

ここまで7つの原因を解説してきましたが、正直に言えば、そのうちHubSpotというツール固有の問題に起因するものはほとんどありません。目的設定の曖昧さ・体制の不足・部門間の断絶・プロセス設計の甘さ・計測の欠如——これらはいずれも組織とオペレーションの問題です。

この認識は重要です。なぜなら、「ツールが難しい」という文脈で問題を捉えてしまうと、「HubSpotから別のツールに移行すれば解決する」という誤った結論に至りやすいからです。ツールを変えても、組織の課題を解決しなければ、同じ問題が繰り返されます。

HubSpotを使いこなすうえで最初に問うべき問いは「どう設定するか」ではなく、「誰がどのプロセスのためにこれを使うのか」です。この問いに答えを持たないまま高機能なプラットフォームを導入しても、活用できないのは当然の結果です。

一方で、組織の体制が整っていなくても、外部のMAコンサルタントやフリーランスのマーケターを活用することで、設定・運用の専門性を補いながら内製化を進めるというアプローチは現実的です。重要なのは「今の組織で何ができて、何を補う必要があるか」を正確に把握することです。

まとめ：HubSpot活用の改善は「原因の特定」から始まる

このセクションでは、7つの原因と対処法を整理し、次のアクションを明確にします。

HubSpotを使いこなせない原因は一つではなく、複数の要因が重なって生じていることがほとんどです。本記事で解説した7つの原因を改めて整理します。

• ① 導入目的が曖昧なまま契約した
• ② 初期設定が不完全なまま運用を始めた
• ③ 社内に運用できる人材がいない・育っていない
• ④ マーケティングと営業の間でデータが分断されている
• ⑤ ワークフローと自動化が正しく設計されていない
• ⑥ リードスコアリングとMQL定義が曖昧なまま運用されている
• ⑦ 「使えていない」ことを可視化する仕組みがない

改善のスタートは、自社がどの原因に該当するかを正確に診断することです。複数に該当する場合は、データの信頼性（②・⑦）→ 体制と目的の整理（①・③）→ プロセスとルール設計（④・⑤・⑥）の順で優先度をつけることを推奨します。

HubSpotの活用に課題を感じている場合、または自社での改善に限界を感じている場合は、設定・運用の支援を専門とするマーケターへの相談も有効な選択肢です。お気軽にお問い合わせください。

よくある質問（FAQ）

HubSpotの無料プランでも使いこなすことはできますか？

無料プランでも、コンタクト管理・フォーム・基本的なメール配信・ディール管理などの機能は利用できます。ただし、ワークフローの自動化・高度なレポート・リードスコアリングなどは有料プランが必要です。まず無料プランで基本的な運用フローを確立し、必要な機能が明確になった段階で有料プランへ移行するアプローチが費用対効果の観点から合理的です。

HubSpotの設定や運用を外注することはできますか？

可能です。HubSpotの公認パートナー代理店、MAの設定・運用を専門とするフリーランスコンサルタント、BtoBマーケティング支援会社などに委託するケースが増えています。外注の範囲は「初期設定のみ」から「継続的な運用全般」まで幅広く設定できるため、自社のリソースと予算に応じてスコープを決めることが重要です。

HubSpotとSalesforceを併用している場合、どちらを主系として使うべきですか？

一般的には、CRM（商談・顧客管理）をSalesforceで、マーケティング活動（リード管理・ナーチャリング・メール配信）をHubSpotで担う分業構成が採用されることが多いです。ただし、どちらを主系にするかは商談プロセスの複雑さや営業チームの規模によって異なります。連携設定（HubSpot-Salesforce同期）を正確に行い、コンタクト・ディールのデータフローを設計することが前提になります。

HubSpotを導入して何ヶ月で成果が出始めますか？

目的や活用範囲によって大きく異なります。コンタクト管理・フォーム・メール配信程度であれば1〜2ヶ月で基本的な運用に乗せられますが、リードナーチャリングやスコアリングを含む本格的なMA活用で成果を計測できるようになるまでには、通常3〜6ヶ月程度を見込む必要があります。初期設定の完成度と運用体制の整備スピードが、この期間を大きく左右します。

HubSpotの活用状況を改善するために、まず何から手をつければいいですか？

最初に取り組むべきは「現状のデータ品質の確認」です。具体的には、コンタクトの重複数・必須プロパティの空白率・有効なワークフローの稼働状況を確認します。データが信頼できない状態のまま施策を進めても、分析・改善のサイクルが機能しません。データ品質の修正を最優先にしたうえで、目的・KPIの再定義に進む順序が現実的です。